Laporan berguna ketika membantu tim membuat keputusan. Format yang terlalu panjang dapat menyembunyikan pertanyaan yang perlu dijawab, sedangkan catatan terlalu singkat dapat kehilangan konteks.
Sepakati ritme yang realistis
Tentukan kapan catatan disiapkan dan siapa yang membacanya. Bedakan pembaruan rutin dengan persoalan yang perlu dibahas segera.
Pisahkan fakta dan keputusan
Susun catatan menjadi pekerjaan yang diamati, kendala, keputusan yang diperlukan, dan tindak lanjut. Jangan menyatakan dugaan sebagai hasil pemeriksaan.
Tetapkan pemilik tindak lanjut
Setiap pertanyaan memerlukan penghubung dan waktu pembahasan yang disepakati. Catat perubahan keputusan agar tim tidak memakai acuan berbeda.
Pertanyaan untuk rapat persiapan
- Siapa menyusun ringkasan?
- Kapan keputusan perlu diberikan?
- Di mana gambar revisi disimpan?
- Bagaimana persoalan mendesak disampaikan?
Coba satu contoh laporan pada rapat awal. Sesuaikan format bersama agar informasi yang dicatat benar-benar dapat digunakan.
Bahas kebutuhan terkait